c S
Potni nalogi za službena potovanja doma in v tujini 26.02.2020

Potni nalog je obvezen dokument, ki ga morajo delodajalci izdati in odrediti zaposlenemu, da opravi službeno pot, na kateri so mu povrnjeni vsi nastali stroški, kot so: dnevnice, kilometrina, nočitev, parkirnina, vinjeta, telefon, uporaba interneta ipd. Prav tako je pomembno, da se vnaprej določi in na potnem nalogu zapiše uporaba osebnega ali službenega vozila oz. javnih prevoznih sredstev (letalo, ladja, taksi ipd.). V primeru, da uporaba prevoznih sredstev ni vnaprej določena, ima delodajalec težave pri obračunu in povračilu stroškov zaposlenemu, ki je bil napoten na službeno pot.

V določenih primerih službene poti niso predmet, da bi se povrnili stroški, kot so: dnevnica, kilometrina ipd.


Kadar ne pride do povračil stroškov službenih poti zaposlenemu, je obvezno, da izstavimo potni nalog (službeni izhodi ipd.) tudi, če ne pride do izplačil potnih stroškov.

Za delodajalca vse službene poti predstavljajo poslovni strošek, ki ga moramo v davčnem obračunu ustrezno upravičiti, zato je potrebno, da je zagotovljena ustrezna evidenca ter priložena dokumentacija, katera opravičuje povrnitev stroškov, ki so nastali na službeni poti.


Primer 1: Potrebna vsebina izdanega potnega naloga:

1. Številka in datum potnega naloga

xxxx/ 30. 1.

2. Ime in priimek delojemalca

Miha Mihov   

3. Naslov stalnega prebivališča

Mihova ulica 7, 2000 Maribor

4. Delovno mesto

Nabavni referent

5. Čas trajanja potovanja

31. 1. - 1. 2.

6. Relacija

Maribor – Koper - Maribor

7. Namen potovanja

Podpis letne pogodbe o nabavi

8. Odobrava se uporaba

Službo vozilo MB-L4-122

9. Potne stroške plača – delodajalec v višini Uredba

odredbodajalec

10. Predujem

DA ali NE                             

11. Podpis delodajalca (odredbodajalca)

Podpis (lastnoročni, elektronski)

12. Kraj in datum

Maribor, 30. 1.

13. Podpis delodajalca

Podpis odgovorne osebe

14. Žig                      

če se uporablja



Primer 2: Obračun potnih stroškov na službenem potovanju:

Obračun: Zaposlen je priložil račun hotela iz katerega je razvidna ena nočitev z zajtrkom v vrednosti 120,00 eurov. Prevoz z lastnim avtomobilom, prevoženih je bilo 500 kilometrov. Priložen je račun za nakup tedenske vinjete po Sloveniji in parkirni listki.

1. Ime in priimek zaposlenca

Miha Mihov   

2. Stalno prebivališče

Mihova ulica 7, 2000 Maribor

3. Datum začetka in zaključka potovanja

31. 1. - 1. 2.

4.  Relacija službenega potovanja 

Maribor – Koper - Maribor

5. Uporaba prevoznega sredstva

službeno vozilo

6. Datum in ura odhoda

31.1.  ob 6.00 uri

7. Datum in prihoda    

1. 2. ob 22.30 uri

8. Skupna odsotnost

24 ur + 16,30 ur

9. Višina dnevnic in število ur efektivnega delovnega čas

2 dnevnici

10. Stroški službenega potovanja

 
   

- Dnevnice  

21,39 € x 0,9 + 21,39 € = 40,64 €            

- Nočnina z zajtrkom

120,00 €

- Vinjeta (tedenska)

15,00 €

- Parkirnina

10,00 €

- Kilometrina

185,00 €

   

1. Skupaj stroški službenega potovanja 

370,64 €

2. Prejeta akontacija       

0 €

3. Ostane za odtegljaj pri plači    

0 €

4. Ostane za izplačilo pri plači  

370,64 €

5. Kraj in datum  

Maribor, 2. 2. 

6. Obračunal 

podpis 

7. Podpis

pooblaščena oseba 

Izračun dnevnic:

31. januar od 6.00 ure do 1. februar 6.00 ure = 24 ur in pripada 19,25 eurov (dnevnica zmanjšana za 10 % zaradi nočitve z zajtrkom).

1. februar od 6.00 ure do 22.30 ure = 16,30 ur = pripada  21,39 eurov (cela dnevnica).

Zaposlenemu pripadajo dnevnice: 19,25 evrov 21,39 = 40,64 eurov.

Obračun kilometrine: 500 km x 0,37 eurov = 185,00 eurov.

Višina dnevnic – potovanje po Sloveniji

V Uredbi o davčni obravnavni povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega o razmerja (v nadaljevanju Uredba) je določena višina dnevnic za službena potovanja po Sloveniji.

Število dnevnic za potovanje po Sloveniji je odvisno od časa trajanja službene poti in sicer:

- cela dnevnica – potovanje traja od 12 do 24 ur,
- polovična dnevnica – potovanje traja od 8 do 12 ur in
- znižana dnevnica – potovanje traja od 6 do 8 ur.

V primeru, da zaposlen na službenem potovanju prenoči in ima zagotovljen zajtrk, se dnevnica zniža, in sicer:

- 10-odstotkov, če je upravičena cela dnevnica ali

- 15-odstotkov, če je upravičena polovična dnevnica.

V primeru, da je zagotovljeno kosilo ali večerja (potovanje po Sloveniji) Uredba ne določa znižanja dnevnic, razen, če je znižanje določeno v internih aktih.

Pravice do plačila dnevnic zaposlenih v zasebnem sektorju so še vedno določene v kolektivnih pogodbah oz. splošnih aktih delodajalca.

Za službeno potovanje v tujino velja Uredba o povračilu stroškov za službena potovanja v tujino (v nadaljevanju Uredba – tujina), ki jo uporabljata javni in zasebni sektor.

Višina dnevnice za potovanje v tujino je odvisna od države potovanja in je določena v Uredbi - tujina.

Število dnevnic je odvisno od časa trajanja službenega potovanja v tujini, in sicer:

- cela dnevnica – potovanje traja od 14 do 24 ur,
- polovična dnevnica – potovanje traja od 10 do 14 ur.

V primeru, da je zagotovljen zajtrk se dnevnica zniža:

- 10-odstotkov - cele dnevnice,
- 15-odstotkov - polovične dnevnice.

V primeru, da je na službenem potovanju v tujini zagotovljeno kosilo ali večerja, se dnevnica zniža za:

  • 35-odstotkov (za vsak obrok) od višine cele dnevnice – cela dnevnica,
  • 40-odstotkov (za vsak obrok) od višine polovične dnevnice – polovična dnevnica,
  • 20-odstotkov pripadajoče dnevnice posamezne države, če so zagotovljeni vsi trije obroki (zajtrk, kosilo, večerja).

Zelo pomembne so priloge k potnemu nalogu, ki so podlaga za povračilo stroškov službene poti in upravičenost službene poti. Ne pozabimo, da je pomembna priloga poročilo o opravljeni službeni poti.



Vrste obrazcev za vodenje prevoženih kilometrov

Obrazce za prevožene kilometre moramo voditi za vsako vožnjo. Obrazce lahko uporabljamo kot kupljene tiskovine ali si jih sami priredimo in izdelamo za lastne potrebe (evidenca v Word obrazcu ali tabeli v Excelu).

Kupljene tiskovine so:

  • za službeno osebno (tovorno) vozilo – Potni nalog za obračunom – prevozni list (obrazec 4,6) ali Potni nalog za prevoz oseb (obrazec 4,7a),
  • za lastno osebno vozilo – Nalog za službena potovanja in obračun stroškov (obrazec 7,21).


Povračila stroškov nakupa vinjete

Vinjeta je nalepka, ki dokazuje, da je bila za določeno vozilo plačana cestnina za uporabo cestninske steze za določen čas. Vinjete se izdajajo za različne cestninske razrede in za obdobja, kot so: en teden, pol leta ali celo leto.

Zaposlenemu se povrne strošek nakupa vinjete, če ga delodajalec napoti na službeno pot na relacijo, kjer je obvezna uporaba vinjete.

Nakup vinjete, ki je vezan na vozilo, je strošek delodajalca in je nakup vinjete že vključen v boniteto, ki se jo delojemalcu mesečno obračunava pri njegovi bruto plači.

 

Nakup vinjete se dokazuje z računom, ki je izdan pred dnevom službene poti.

 

Uporaba službenega vozila v privatne namene – boniteta zaposlenega

V primeru, da zaposleni uporablja službeno vozilo v privatne namene, se uporaba službenega vozila smatra kot boniteta, katera se obračuna pri mesečni bruto plači.

Poznamo dve vrsti bonitet pri uporabi službenih vozil, ki se uporabljajo za privatne namene:

- 1,5-odstotkov od nabavne vrednosti,

- 1,875-odstotkov od nabavne vrednosti,

- 0,3-odstotkov od nabavne vrednosti električnega avtomobila.


V čem je razlika v višini obračuna bonitete?

V primeru, da delodajalec krije stroške goriva je boniteta 1,875-odstotka, če stroške krije zaposlen je višina bonitete 1,5-odstotka od nabavne vrednosti avtomobila, ki se po posameznih letih znižuje.

Nabavna vrednost osebnih vozil, ki so osnova za obračun bonitete po posameznih letih:

  1. leto 100-odstotkov od osnove,
  2. leto 85-odstotkov od osnove,
  3. leto 70-odstotkov od osnove,
  4. leto 55-odstotkov od osnove,
  5. leto 45-odstotkov od osnove,
  6. leto 35-odstotkov od osnove,
  7. leto 25- odstotkov od osnove,
  8. leto 10-odstotkov od osnove,
  9. leto in dalje 10-odstotkov osnove.

Primer 3: Nabavna vrednost osebnega službenega avtomobila je 33.000,00 evrov. Delodajalec ga je dal v uporabo prodajnemu komercialistu, ki ga bo lahko uporabljal tudi v privatne namene. Delodajalec bo povrnil tudi stroške goriva.

Obračun bonitete za prvo leto: 33.000,00 evrov x 0, 01875 = 618,75 eurov.

V naslednjih letih se osnova ustrezno znižuje, odstotek bonitete ostaja enak.

Pomembno: zaposlen v primeru bonitete v višini 1,875-odstotka ne rabi voditi evidence prevoženih kilometrov. V primeru, da je boniteta 1,5-odstotka se mora obvezno voditi evidenca prevoženih kilometrov, tako v službene, kot v privatne namene.

V primeru, da zaposlen mesečno prevozi v privatne namene manj kot 500 kilometrov se vrednost bonitete zmanjša za polovico.

Napake pri izpolnjevanju potnih nalogov

  • potni nalogi nimajo ustreznih zaporednih številk in se ne pišejo sproti,
  • naslov prebivališča zaposlenega,
  • niso izpolnjeni vsi podatki, ki jih obrazec potnega naloga zahteva,
  • na potnih nalogih manjka navedba, po čigavem nalogu je zaposlen odšel na službeno pot,
  • ne vpisujejo se dejanski kilometri,
  • relacija poti ni dovolj natančno določena,
  • naloga in namen s katero je zaposleni odšel na službeno pot (npr: vrsta sejma, seminarja, konference, podpis pogodbe, poslovna pogajanja, obisk poslovnega partnerja ipd.),
  • datum in ura odhoda in prihoda,
  • registrska številka službenega vozila,
  • neustrezni obračuni,
  • podpis predlagatelja obračuna potnega naloga,
  • manjkajo podpisi in žigi (če ga imajo registriranega) delodajalca in
  • neustrezne in pomanjkljive priloge k potnemu nalogu.