c S
Nov interni akt
Vesna Bartolj Maver davčna svetovalka, preizkušena notranja revizorka in računovodja
28.10.2015

V skladu z novo sprejetim Zakonom o davčnem potrjevanju računov – ZDavPR in Pravilnikom o izvajanju Zakona o davčnem potrjevanju računov smo davčni zavezanci primorani k izdelavi in sprejetju čisto novega internega akta. Kako ga bomo imenovali, nam zakonodajalec ni predpisal.

V šesti točki 5. člena ZDavPR je samo navedeno, da mora zavezanec predpisati pravila za dodeljevanje zaporednih številk računov, narediti popis poslovnih prostorov in tem poslovnim prostorom dodeliti oznake. Ta akt mora biti sprejet pred pričetkom izdaje računov pri gotovinskem poslovanju in ga ni potrebno pošiljati na Finančno upravo. V postopku morebitnega nadzora pa ga je potrebno na zahtevo davčnega organa predložiti za to pristojni osebi.

Torej ta novi interni akt bomo imeli zavezanci poimenovanega različno. Tako na primer se porajajo ideje, da bo ta akt nosil naslov:

  • Pravilnik o davčnem potrjevanju računov za organizacijo …. ali
  • Interni akt za namene davčnega potrjevanja računov ali
  • Interni akt o izdajanju gotovinskih računov ali
  • Pravilnik o številčenju računov in oznakah poslovnih prostorov ….

Skratka, možnosti, kako bomo imenovali ta novi interni akt oz. pravilnik je ogromno. Samo poimenovanje pa dejansko tudi ni pomembno, pomembna je vsebina, ki mora izražati naše dejansko stanje pri našem izdajanju gotovinskih računov – na kakšen način bomo številčili račune in kje jih bomo izdajali.

Zakonodajalčevo določilo, da moramo postaviti pravila za dodeljevanje zaporednih številk računov in oznake poslovnih prostorov izhaja iz določil četrte točke 5. člena ZDavPR, kjer je določeno, da mora biti številka računa za namene postopka potrjevanja računov in izdaje računov sestavljena iz treh delov:

  • iz oznake poslovnega prostora zavezanca
  • iz oznake elektronske naprave za izdajo računa in
  • iz zaporedne številke računa.

To torej pomeni, da bomo imeli pri številčenju izdanih računov več tako imenovanih številčnih serij, njihovo število pa bo odvisno od števila poslovnih prostorov zavezanca, v katerih izdaja račune in števila uporabljenih elektronskih naprav. Poleg tega pa bomo za negotovinske račune imeli drugačno številčenje računov.

Primer: sedaj smo za številčenje naših izdanih računov uporabljali povezavo zaporedne številke računa in letnico tekočega leta – npr. 001/2015. Sedaj bomo to številčenje lahko obdržali samo za negotovinske račune. Gotovinski izdani računi pa bodo morali imeti naprimer oznako:

  • TRGOVINA1-BLAG2-1265 (to pomeni da je računi izdan v poslovnem prostoru, katerega smo opredelili kot trgovina 1 preko elektronske naprave blagajna 2 in ima zaporedno številko 1265) ali
  • DVORANA2-BLAG10-558 (pri tem gre za izdani gotovinski račun v prostoru, ki smo ga prijavili oz. označili kot dvorana 2, preko naprave z dodeljeno številko 10 in je že 558-ti izdani račun) ali
  • A1-POS6-37 (gotovinski račun, ki ima to številko, pa nam v skladu s sprejetim internim aktom razkrije, da je bil izdan npr.  v Poslovni enoti v Kopru (v pravilniku imamo to Poslovno enoto v Kopru, na naslovu tem in tem, označeno kot prostor: A1) in izdan iz  POS terminala številka 6 (v pravilniku imamo opredeljeno, da npr. vseh deset elektronskih blagajn označimo z zaporednimi številkami od ena do šest in spredaj imajo oznako POS).

Pri podeljevanju oznak naših poslovnih prostorov in elektronskih naprav ter zaporednem številčenju izdanih gotovinskih računov pa moramo slediti tudi določilom ZDavPR, da si morajo te zaporedne številke sledi v neprekinjenem zaporedju po vsakem poslovnem prostoru zavezanca ali pa elektronski napravi za izdajo računov v poslovnem prostoru.

Pri vsem tem pa bi opozorila še na hranjenje kopij izdanih računov – vsem predlagam, da mogoče tudi to opredelijo v tem novem internem aktu (dejansko pa moramo imeti to določeno že v naših pravilnikih o računovodstvu).  Pri hranjenju moramo upoštevati zato Zakon na dodano vrednost kot tudi Zakon o davčnem postopku.

V 86. členu ZDDV-1 je določeno, da mora davčni zavezanec hraniti račune v svoji izvirni, papirnati ali elektronski obliki, v kateri so bili poslani ali dani na razpolago. Račune lahko hranimo tudi na mikrofilmu, drugem mediju ali elektronski obliki, če ti načini hrambe onemogočajo spremembo ali izbris podatkov.  Hrambo pa moramo zagotoviti še 10 let po poteku leta, na katerega se ti izdani računi nanašajo, razen za izdane račune za nepremičnino, kjer je predpisan rok 20 let.

V 38. členu ZDavP-2 pa je navedeno vse v vezi hranjenja izvornih podatkov in vseh naknadnih spremembah.


*Primere vzorcev internih aktov, ki jih je pripravila FURS najdete tukaj.

Oglejte si še druge članke s področja Davka na dodano vrednost


PRIJAVITE  SE
Prijavite se z vašim uporabniškim imenom in geslom.

Ste pozabili geslo?

Želite postati nov uporabnik?


Članki izražajo stališča avtorjev, in ne nujno organizacij, v katerih so zaposleni, ali uredništva portala FinD-INFO.